GB/T15418-94 檔案分類标引規則

發布時間:2018-9-10 17:17|來自: 廣西檔案信息網

國家技術監督局1994-12-28批準  1995-08-01實施

1 主題内容與适用範圍

1.1 為了正确進行檔案分類标引,選用恰當的标識表達檔案文獻的主題,保證檔案分類标引的質量,提高檢索效果,實現檔案資源共享,特制訂本規則。

1.2 本規則适用于各級各類檔案館(室)使用《 中國檔案分類法》對所藏各種類型的檔案進行分類标引。

1.3 本規則适用于編制檔案分類目錄、 索引以及建立檔案目錄中心和數據庫的檔案分類标引工作。

2 引用标準

  GB 3860 文獻主題标引規則

  GB3792.5 檔案著錄規則

  ISO 5963-1985(E) 文獻工作──文獻審讀、主題分析與選定标引詞的方法

3 術語

3.1 檔案

  過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的曆史記錄。

3.2 《中國檔案分類法》(以下簡稱《中檔法》)

  用于對檔案進行分類标引的工具。包括:《中華人民共和國檔案分類表》、《清代檔案分類表》、《民國檔案分類表》以及《新民主主義革命檔案分類表》。

3.3 主表

  檔案分類法的主體,是一種文獻分類體系的具體體現。《中國檔案分類法》的主表是以國家機構、社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎組成的逐級展開的邏輯系統。

3.4 複分表

  也稱附表、輔助表。在編制《中檔法》時,将主表中采用同一标準進一步細分的相同類目合并起來,并配以号碼編排成表,附于正表之後。以節省篇幅,供主表的類目進一步細分使用。複分表按其應用的不同範圍分為通用複分表和專類複分表等。

3.5 分類表索引

  将主表中的類目(包括注釋)改編成主題标目形式,按主題法原則依一定字順、次序排列起來,并标明分類号,指引檢索者查找所需主題在主表中的位置。

3.6 檔案分類标引

  将檔案主題的自然語言轉換成檔案分類檢索語言的過程,也就是對檔案進行主題分析的結果賦予分類号标識的過程。檔案條目按所賦予的分類号排列起來,就形成了一個與分類體系相同的邏輯系統,從而達到系統反應檔案,便于檢索、利用。

3.7 類目

  又稱類名,是一些在性質上或特征上具有共同屬性的檔案總稱。類目規定了一類檔案的性質和内容範圍,以便區别于其它的檔案。類目是檔案分類表的構成單元。一個類目一般包括一個檔案主題,但有時也包括一個以上的檔案主題,形成一個類組。

3.8 分類号

  類目的簡明編碼、标記符号,可固定全部類目的先後次序和明确一個類目在分類體系中的特定位置以便于标引、排列和進行檢索、組織館藏。

3.9 類目注釋

  對類目的說明,用于明确類目的内容範圍,指出類目之間的關系,規定需要使用的特殊分類方法。

3.10 檔案主題

  文件或案卷中用以表達檔案記述和反映的事物内容的總稱,即檔案的中心内容。一份文件或一個案卷可以有一個以上的主題。

3.11 檔案館

  永久保管檔案并向社會提供服務的單獨設置的文化事業機構。

3.12 檔案室

  國家機構、社會組織、企業、事業單位内部設置的文化事業機構。

3.13 立檔單位

  構成檔案全宗的國家機構、社會組織、個人或生産建設、科研項目的組織者。

3.14 全宗

  一個國家機構、社會組織、個人或同一生産、建設、科研活動形成的具有有機聯系的文件整體,是檔案的基本分類和管理單位。

3.15 案卷

  由互有聯系的若幹文件組成并放入卷夾、卷皮或檔案袋内的,裝訂或不裝訂的檔案保管單位。

3.16 文件

  是為處理各種事務而按着規範的形式直接形成的具有法定效用的信息記錄。

3.17 卷内目錄

  案卷内登錄文件題名及其它特征并固定文件排列次序的表格,通常排列在卷内文件之前。

3.18 卷内備考表:卷内文件狀況的記錄,通常排列在卷内文件之後。

4 分類标引基本規則

4.1 檔案分類标引的依據是以國家機構、 社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎,結合檔案記述和反映的事物屬性關系,并兼顧檔案的其他特征。分類标引時,應對檔案文件進行周密的主題分析,把握所論述的對象,準确地給予分類标識。

4.2 檔案分類标引應依據《中國檔案分類法》及其使用指南。

4.3 檔案分類标引時,要正确地理解類目涵義和範圍,避免脫離類目之間的聯系和類目注釋的限定片面地理解類目涵義。

4.4 檔案分類标引應充分考慮實際的檢索需求和檢索方式,根據檔案的具體内容和用途,選定适當的标引深度。凡一份文件或案卷涉及兩個或兩個以上主題者,除按第一主題或最重要的主題标出确切的分類号外,必要時可對其他主題附加相應的分類号。

4.5 檔案分類标引必須按專指性的要求,分入恰當的類目,切不可分入較寬的上位類或較窄的下位類。當分類表中無恰當的類目時,可分入範圍較大的類目(上位類)或與檔案内容密切相關的類目。

4.6 檔案分類标引應保持一緻性。各種文本、載體類型的同一主題檔案所标引的分類号均應一緻。遇有某些難以分類和分類表上無恰當類目可歸的檔案,無論歸入上位類或歸入與其密切相關的類目,以及增設類目,都應作出記錄,以後遇有類似情況,均按此處理。

5 各種類型檔案分類标引規則

5.1 檔案分類表的選用

5.1.1 清代檔案使用《清代檔案分類表》進行分類标引。 該表的一級類目适用于清代以前各曆史時期檔案的分類标引。

5.1.2 民國檔案使用《民國檔案分類表》進行分類标引。

5.1.3 革命曆史檔案使用《新民主主義革命檔案分類表》進行分類标引。

5.1.4 中華人民共和國時期的檔案使用《中國檔案分類法》進行分類标引。

5.1.4.1 國家綜合檔案館、黨政機關檔案室所藏的中華人民共和國時期的檔案應選使《中國檔案分類法》進行分類标引。

5.1.4.2 專業檔案館(室) 、部門檔案館(室)、企業事業單位檔案館(室),在使用《中國檔案分類法》進行分類标引時,本專業的檔案可使用行業分類表進行分類标引。

5.2 檔案分類标引級次。 一般以文件級、案卷級為單元進行分類标引。若遇檔案内容聯系緊密或記述同一事物的幾份文件或幾個案卷情況,也可以作為一個單元進行分類标引。

6 各種主題檔案分類标引規則

6.1 主題的類型

  主題的類型依據檔案内容可分為單主題和多主題兩種。單主題包括單元主題和複合主題(多元主題),多主題則由幾個單主題組成。

6.2 單主題檔案的分類标引

6.2.1 單主題文件或案卷,一般依主題主體因素所屬的類目标引,若是從一個方面對主題進行論述,就依這方面所屬類目标引;若是從多方面對主題論述,一般隻依主題所屬類目作整體标引。

6.2.2 文件或案卷論述的主題内容互相交叉時應依據 《中國檔案分類法》關于集中與分散的有關規定進行标引。

6.2.3 文件或案卷論述的主題涉及國家、地區、民族、時代等因素時,若《中國檔案分類法》中注明需要複分則應标出複分号,否則可以省略。

6.3 多主題檔案的标引

6.3.1 文件、案卷論述的是兩個以上的主題,标引時應充分考慮利用者的檢索需要、參考價值大小以及各主題間的邏輯關系,加以綜合分析,再确定給予一個或幾個分類号。

6.3.2 文件、案卷論述的幾個主題之間是并列關系,參考價值大,除對第一主題按其屬性給予分類号外,第二、第三主題也應按其屬性給予分類号,以便充分揭示主題,為利用者提供更多的檢索途徑。

6.3.3 文件、案卷論述的幾個主題之間是從屬關系,即上下位關系或整體與部分關系,一般依它們的上位類目作整體标引,若較小主題具有檢索價值,也可依小主題的所屬類目作互見标引。

6.3.4 文件、案卷論述的幾個主題之間是因果或影響關系,一般依結果或受影響的主題所屬類目标引。對于互為因果的、互相影響的主題做全面标引。

6.3.5 文件、案卷論述的幾個主題之間,一個主題應用于多個主題,一般依被應用主題所屬類目标引。必要時可以對其他主題附加相應的分類号。

7 檔案分類标引工作程序

7.1 研讀分類法──标引人員在标引工作開始時,應系統研讀《中國檔案分類法》的編制說明、主表、附表,了解該法的編制目的、适用範圍、分類原則、體系結構、标識符号、類目注釋,辨清上位類、同位類、下位類、理論與應用等關系,深入透徹地掌握其使用方法。

7.2 檔案主題分析──應充分考慮立檔單位的性質、職能和任務,通過分析題名、浏覽正文、參考文件版頭和案卷封面,從而了解檔案的中心内容和涉及的主要問題,判明其屬性特征,以便正确歸類。

7.2.1 分析題名──文件和案卷的題名,是責任者或立卷人對檔案内容的概括,在題名準确反映檔案的中心内容的情況下,分析題名能直觀地把握檔案的主題。但有些文件、案卷的題名,由于拟寫上的缺陷,不能準确地、直接地揭示主題内容,所以不能作為分類标引的唯一依據,還應浏覽正文。

7.2.2 浏覽正文──通過分析題名不能确定檔案的确切内容和類别時,應浏覽文件、案卷的正文。重點閱讀文頭、文尾、段落題名,了解作者的撰寫目的和意圖,從而确定檔案内容論述或涉及的主題。

7.2.3 查閱文件版頭和案卷封面──黨、政機關行文都有固定的文件版頭,标明發文機關的全稱或通用簡稱、發文字号,文尾有發文機關、抄送機關、成文日期、蓋印與簽署。此外,附加标記有密級、緩急時限、閱讀範圍等。案卷封面上有機關全稱和組織機構名稱、案卷題名、年度日期、保管期限、檔号以及卷内目錄、卷末備考表等。它對于了解文件、案卷的主題、起草目的、利用範圍、使用價值等,都能提供一定的參考。

7.3 判定類别──進行主題分析後,須确定對文件、案卷所論述的事物中,哪些主題應予以标引,能為利用者提供檢索途徑。然後根據主題性質,到《中國檔案分類法》中查找其所屬的類目。

7.4 标引分類号──是用《中國檔案分類法》中的類号來表達檔案主題性質的标引過程,也就是将判定的類别賦予分類标識。給予分類号,應根據文件、案卷内容的屬性、主題多寡、起草意圖、利用對象、檢索需求等特點,采用恰當的方式和方法,準确、一緻、适度地标引出來。遇有難以分類的新事物、新主題的檔案材料,分類表上無确切類目可歸時,各檔案館、室可增設新類目予以分類标引,同時上報《中檔法》編委會确認。今後若遇到同類主題的文件、案卷亦照此辦理,确保一緻性。

7.5 審校──審校是分類标引的最後一道工序,是确保标引質量的最後關口。審校内容包括檢查驗證檔案的内容是否得到全面的分析,主題概念是否準确、恰當、辨類是否準确,同類檔案是否歸類一緻,标引的類号是否充分、完整、準确,書寫是否正确無誤。審校程序分為自校、互校和總校。

7.5.1 自校──标引審校的第一環節。标引人員通過對自己标引結果的校對,遇有主題分析不準,歸檔不當,前後不一緻,符号舛誤,應及時予以糾正。

7.5.2 互校──标引審校的第二環節。标引人員通過對标引結果的相互校對,糾正因個人理解不同引起的錯誤,保持彼此之間标引的一緻性。

7.5.3 總校──标引審校的最重要環節。在自校、互校後,必須選派熟悉業務、通曉目錄工作的人員擔任總校。通過總校進一步消除檔案主題分析與标引過程中的誤差,保證标引工作的整體優化。同時可以對标引工作中所遇問題進行綜合分析,統籌考慮合理的解決方案。

8 檔案分類标引質量管理

8.1 衡量标引工作質量的因素──主要指标引的客觀性、專指性、全面性、一緻性與适當的标引深度。影響标引工作質量的因素是:标引工作的組織管理、标引人員的業務水平和《中國檔案分類法》本身的質量。

8.2 制定分類标引的規章制度──各單位可制定标引工作細則。它是在檔案分類标引規則的基礎上,結合本館、室的檔案實際和利用者檢索習慣而制定的工作條例。具體内容包括:分類标引的程序和具體組織規程;《中國檔案分類法》簡表、行業表、複分表的使用範圍和使用方法,集中歸類與分散歸類、交替類目的采用、标引的深度,以及标引責任制等等。

8.3 分類标引人員的素質和要求── 标引人員應具備所标引檔案的專業知識和檔案學知識;熟悉本館、室的檔案分類方法,并能用來标引檔案材料;具有閱讀、分析、概括、提練檔案主題和準确歸類的能力;認真負責,周密細緻,有良好的職業道德。标引人員宜實行專業分工,并保持相對穩定。

8.4 建立标引人員與利用者的聯系──标引人員應多與利用者接觸,聽取利用者對分類标引工作的要求、批評和建議,并通過對利用者提問和檢索結果的分析不斷改進工作。

8.5 加強《中國檔案分類法》的管理──各檔案館、室在使用《中檔法》過程中遇到的各種問題和處理方法要作記錄,并填定“修改意見登記表”,報送主管部門,以便對《中國檔案分類法》定期增補和修改,使之日臻完善。


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